【ビジネスパーソン必見！】すぐにできるわかりやすいビジネス文書の作成ポイント3選

あらゆるビジネスの現場において、報連相やプレゼン等などのビジネス文書を作成しなければならないことは多いと思います。

でも、いざとなるとわかりやすい文書を作成するって難しいですよね。

今回は、今すぐにできるわかりやすいビジネス文書の作成ポイントを３つご紹介しますので、最後まで読んでみてくださいね。

ビジネス文書作成のポイントとは

わかりやすいビジネス文書を作成するためのポイントは、以下の３つです。

それでは、具体的に３つのポイントについて見ていきましょう。

まず、その文書で何を伝えたいのかをはっきりと記載することが必要です。

例えば、自身の担当業務についての報告書を作成するのであれば、その業務が計画通りに進んでいるのか、何か問題が発生しているのかなど、報告したいことを明確に記載してください。

出来上がった文書を見ると「あんなことがあった」「こんな問題もある」と多くのことが書いてあるもの、結局何を伝えたいのかがよくわからない…ということはよくあります。

なお、よく「結論を始めに記載する」べきと言われますが、書式や所属する会社、部署等での文化もあると思いますので、私は必ずしもこだわる必要はないと思います。

文書の読み手は、お客さま・上司・同僚など様々だと思いますが、皆さんそれぞれ忙しいわけです。

書き手は伝えたいことがたくさんあって、ボリュームが多くなりがちです。一方、読み手としては、何ページにもわたってびっしり書かれた文書だと、内容の良し悪しの前に読む気力を失ってしまうことも。

私が心がけているのは、A4 1枚程度にまとめることです。長くても裏面を使ってA4 2枚までに納める工夫をしてみてください。人が集中して読むことができるのは5～10分程度までだと思いますので、その時間で一通り読み切れる分量にするわけです（興味のある小説などは別ですが）。

例えば、文章で説明するところを図表を使って視覚的に表してみたり、繰り返し表現している部分を削るなど、慣れてくると「A4 1枚しか使えない」前提の中で様々なアイデアが出てきます。

皆さんも文書を読む中で、「何か読みにくいな」「書いてあることがよくわからない」と感じることはありませんか。

読みにくい文章の代表例は、長いことです。何行にもわたって長文が続くと、主語、動詞、修飾語などが入り乱れて「誰が」「何を」「どうする」が見えにくくなり、読み手を混乱させます。

それらを防ぐためには、1文は3行までに納めてください。それ以上になる場合は、一旦。文章を切って、次の文章で続きを説明するといいですね。

また、同じことを表す時は、同じ言葉を使うようにしてください。いわゆる「平仄を合わせる」というものです。

例えば、同じ文書内で「取引先」について記載する場合に、「取引会社」「協力先」「相手方」「お客さま」などバラバラな単語で表現をしていると、読み手はこれらの単語が「取引先」とは違うものを表していると捉え、混乱してしまいます。

「同じことを表す場合は、同じ単語で」が鉄則です。

わかりやすいビジネス文書を作成するポイントは、以下の３つです。

１．結論が明確であること

２．短時間で読めること

３．簡潔・明瞭であること

これらのポイントを意識すると、驚くほど文書レベルが向上すると思います。ぜひ、試してみてください。